Автоматизация. Сайт + Бухгалтерия + Склад и т.п. и т.д.

Может кто-то что-то подскажет, чего я не знаю.
Итак, есть у меня на попечении один интернет-магазин бытовой техники, который серьезно разросся (владелец большой молодец) и сейчас у них уже более 200 продаж в сутки (это довольно весомо, это более 5 тыс. продаж в месяц, и средний чек весомый).
Сайт у них прекрасный (ну, я ж писал, мой велосипед ). Интегрирован с Маркетом по нескольким моделям (DBS и FBS с экспресс-доставкой), со СберМаркетом с доставкой силами мерчанта (то бишь магазина), сейчас интегрирую их с ОЗОНом и т.п. Т.е. ребята молодцы, растут.

Но сейчас у них остро стал вопрос, как автоматизировать весь учет. На данный момент ребята ведут все в excel, с помощью специального человека-бухгалтера. Сайт у них работает с учетом складских остатков , того откуда поступили платежи, каким образом, и т.п. и т.д. На все заказы куча выгрузок в excel нужного им формата, который они потом сводят со своими данными.
Но учитывать все это таким образом им стало геморно. Так как особенно (вот тут прям особенно!) с учетом безналичных платежей от Яндекс-Маркета, все это сводить уже сложно. И они задумались о более существенной автоматизации.

Это была предыстория. Теперь вопрос, что есть готово-коробочного вменяемого, чтобы это им минимально болезненно реализовать?

Могу, конечно, им написать систему учета, и интегрировать ее прямо в сайт. Я вообще великий магистр по изобретению индивидуальных велосипедов
Но, все же было бы интересно узнать, что вообще в мире есть.

Самый вроде бы очевидный путь, это 1С, но к нему, по практике, должен прилагаться пряморукий 1С-ник, вменяемый и с прямыми руками, в том числе и для того, чтобы сделать интеграцию с сайтом по API, да так чтобы это адекватно работало. Со стороны сайта у меня проблем никаких, там я могу написать все что пожелается. А вот со стороны 1С сложности, я с ним самостоятельно не дружу. Пока мне попадался только один человек, который умел в 1С, и делать как нужно, а не так как получается. К сожалению, контакт сего человека утерян. Остальные, кто попадался, не отличались вменяемостью, и умели только что-то тыкать коробочное (при этом гордо именуясь программистами).
Еще я имел неудовольствие работать с какими-то совсем неудабриваемыми поделками, типа МойСклад. Скажу прямо, плевался.
Есть еще какие-то Битриксы24, с которыми я сам дело не имел, но, признаться, все с чем я имел дело, и все что было Битриксом, было настолько ужасно, что тут у меня мнение сразу предвзятое (хотя знаю тех, кто вообще его любит). Правда, сайт у них уже есть, он много чего умеет, но ведь можно сделать франкенштейна, оставив дря работы то что есть, и интегрировавшись к чему-то по API...

Собственно, взываю к коллективному разуму. Поделитесь опытом, кто и как все это реализует в сфере торговли.
Возможно, есть действительно хорошие, но не слишком распиаренные решения.

KaSH сказал:

Это гнусная поделка компании 1С и этим все сказано.
На самом деле в екселе можно делать все, что можно делать в 1С. Вопрос в интеграции оного с сайтом

Битрикс24 это же во-первых CRM и прямого отношения к учету не имеет?

KaSH, понимаю, что с приставкой "мой" уже не к душе, но м.б. стоит рассмотреть Моё дело? Там и бухучет, и склад есть.
Юзаю сервис 1,5 года для ИП УСН 6% в целом нравится, кроме ТП в чате, которая "ТП" в плохом смысле этого сокращения. Но из двух зол, второе в виде приходящего бухгалтера, выбрал всё-таки облачное решение с опцией "Задать вопрос эксперту", вот там всё разжуют и ссылочку на закон дадут. А чат - больная боль...
Зато декларацию за 2021 год делал ровно 10 минут с учетом проверки ~150 операций за IV квартал.

Цитата

Важный момент. Там всё работает на понятии "файл выгрузки". То есть битриксы, когда я это видел также как и весь другой софт, который я вижу прямо сейчас, так или иначе формирует файл заданного формата который с разной степенью успешности загружается в 1С. Бывает 1С даёт формат файла, который им нужен, а по факту там другой формат, узнать может только партнёр. А часто бывает, что внешний софт генерит что попало, что кстати часто бывало даже в битрикс.
Моё личное мнение, если они уже ведут учёт в 1С, то им надо искать 1С программиста. Если же они привыкли к самописным системам, то там уже спрашивать буха. Я видел примеры, когда бух ведёт отчётность в левом софте + ексел. И всегда задаю один вопрос. Попадает бух под трамвай, насмерть. Отчётность через 2 недели. Кто то кроме буха этого отчётность сдаст без нарушения сроков и без штрафов? Даже если вы мешками деньги будете носить? Ответ чаще всего нет. Никто даже не знает какой файл за что отвечает.

Моё мнение - нужно идти по пути интеграции с 1С и нанимать сотрудника.
Не понял фразу

Цитата

Вообще всё в эксель? Или всё таки основа - это базы данных (mysql), а эксель - это только экспорт для удобного восприятия и печатывания заказа?

У меня заказов было сильно меньше в день, и тоже поначалу делал всё в экселе: как сам заказ, так и общий учет. Но через какое-то время надоело. Спрограммировал "систему заказов" (как самоделкин). Все данные должны храниться строго в базе данных и только у себя (я не доверяю хранение в сторонних организациях). Плюс должен быть интерфейс с администраторской формой подбора, чтобы любой менеджер (согласно разрешенному доступу) мог сделать любую выгрузку, посчитать прибыль и т.п., добавить новый заказ, отредактировать. И безусловно, всё должно писаться в логи.
ИМХО, не может существовать хорошей коробочной версии. В любом случае нужно будет допиливать.
Если вопрос касается бухгалтерии, то "система заказов" должна иметь возможность экспорта в нужном формате для 1С. А далее - задача бухгалтера подать декларацию в налоговую.

P.S. После того, как спрограммировал "систему заказов", понял, что время менеджера сильно уменьшается. Если заказов много, то это еще и экономия денег.

protector (11 Январь 2022 - 11:11) писал:

Да, почти все у них сейчас в Excel
Весь учет наличия товара на складе, отгрузки, и т.п. Частично я им это уже сделал на сайте, чтобы велось (так удобнее, тем более что при работе с маркетплейсами учет количества вот прям в момент запроса от маркетплейса по API - крайне актуально, чтобы не попадать на санкции).
Тут вопрос не сдачи отчета, а скорее учет остатков, наличия товаров, движения денег, и т.п.

Чую, буду дальше их буду мучить, а потом предложу им написать интегрированную в сайт систему. ))) Вопрос в сроках и цене, конечно.

KaSH (11 Январь 2022 - 11:57) писал:

Да, стоит писать новую систему для сайта.

Пиши своё, потом продашь другим магазинам еще )

Простое решение - посадить тебя как техдира на зарплату в лям и ты найдёшь нужных людей под бюджет
Держать такое на фрилансере себе дороже

Увы, нет у них ляма для меня
А без ляма чужой головняк мне не нужен, это да.

Там все усложняется еще тем, что нужна интеграция с банком, чтобы в систему подтягивались все приходящие платежи, они сопоставлялись с заказами и т.п.
Так что будем копать в сторону 1С. И интегрировать сайт с 1С. А 1С со всем тем что нужно.
Главное, чтобы удалось найти нормального 1С-ника.

Свое хорошо, но есть такое свое, которое уже в одиночку писать можно только на большом энтузиазме. Слишком уж оно объемное получается.
Может быть в другой раз.
Всем спасибо за советы. Самому интересно, что из этого получится и насколько все это затянется. )))

KaSH сказал:

Ну процент прибыли тоже нормальный квест
Имея хотя бы 1к продаж и не привязать к себе ключевого человека - тут можно только погладить

KaSH, и на чем остановился? Про 1С понял. Но сами заказы нужно же хранить у себя в базе данных. Следовательно должен быть веб-интерфейс добавления новых и редактирования текущих. Соответственно и из банка нужно подтягивать платежи и смотреть графу комментарий (в ней искать номер заказа). А дальше нужно распределение ролей (менеджер, админ, директор и тп.).. И так далее .. приходим к самописной системе заказов, которая по клику экспортирует всё в 1С для бухгалтерии.

Как ни крути, но по клику "оформить заказ" сам заказ в 1С не будет добавляться. Сначала в собственную базу данных. Да и удобства меньше.

Ну это не совсем я остановился, это они остановились
Заказы, разумеется, и так хранятся у меня в БД (ничего необычного, все в MySQL). Причем когда заказ поступает от того же Маркета, там очень хитропопо раскладываются и высчитываются всевозможные дополнительные платежи, например, учитываются скидки маркета (которые он компенсирует потом, вне зависимости от того, оплата налом или онлайн), а также сразу учитывается реальная стоимость доставки до клиента (курьеры же все равно бесплатно не возят), и т.п. Сейчас все это хранится на сайте. Там система уже довольно интересная и имеет много возможностей по заказу, в том числе там можно отметить как оплачено, кем оплачено, где деньги, и т.п., даже с учтом таких ситуаций, когда коллеги из соседнего магазина взяли товар на реализацию., а потом должны отдать деньги налом или кинуть на карточку.
Просто все это, в идеале, будет упаковываться, и отправляться в 1С. 1С это должен переварить и разложить на своей стороне.
Если в заказе что-то меняется на сайте, сайт должен будет пнуть 1С, что произошли изменения, и прислать упакованные данные.
Если изменения произошли в 1С, например, за заказ пришли деньги по б/н, или деньги внесены в кассу, то уже 1С должен пнуть сайт, чтобы в заказе эта информация зафиксировалась и в красивой бумажке (товарный чек), который формируется на сайте, с дополнительной бумажкой для курьера, например, была информация, и т.п.
То же по остаткам, когда приходит заказ, будем просто от сайта присылать 1С-у что заказ пришел, товар зарезервирован (сейчас это делается на сайте). Когда товар будет отмечаться в 1С, сайту будет поступать информация об актуальных остатках.
В принципе, сделать на сайте API и гонять эти данные между сайтом и 1С не большая проблема, если с той стороны будет программист с головой и руками из плеч. С учетом что запрос должен дойти и система должна указать что он принят и обработан. Но вот что получится из этого на практике - это вопрос.

Пока все интеграции сайта с 1С, с которыми сталкивался непосредственно я, были сделаны, мягко говоря, через жопу. Порой там не то что API не пахнет, там здравой логики не было.
Например, одним моим подопечным какие-то чудики сделали интеграцию с 1С, непосредственно обращаясь к БД сайта. Это, конечно, полная жопа. Так как сделано это достаточно топорно, из-за этого у них часто возникают некоторые, назовем так, коллизии. Сейчас этот франкенштейн доставляет массу хлопот, но правильное решение снести все это вообще нахрен и переделать все по причине довольно высокой стоимости просто невозможно. Но, это, собственно говоря, не совсем мои проблемы Мне от этого наоборот, особо не хлопотно, так как именно на моей стороне все хорошо.

Вообще, к слову о велосипедах, сайт, разумеется, крайне важная часть.
В магазине, о котором изначально речь, вообще довольно много ништяков, которые сайт умеет делать.
Там даже курьеры, когда довозят заказ, через бота в телеграме меняют статус заказа на доставлен, чтобы менеджеры могли точно знать что заказ уже доехал, и чтобы эту информацию получал маркетплейс (курьер пишет боту в телеграм, заказ изменяет статус на сайте, через несколько минут cron выполняет скрипт, который такие заказы обновляет на Маркете ).
Еще там куча выгрузок, фильтров в заказах, и т.п.
По хорошему, если бы не деньги, всю остальную часть можно было бы реализовать. У меня и у них уже были наполеоновские планы сделать свою систему складского учета специально под них.
Но маркетплейсы внесли поправки. Вообще, прошлый год, если сказать откровенно, очень многое поменял для большинства тех, с кем работаю.
Взять ту же систему экспресс-доставки FBS от Маркета. Она реально генерирует продажи довольно сильно, для тех кто рискнул к ней подключиться. Но, то что там творится за фасадом - это просто треш и жесть. Вот сейчас ребята отключили это добро, и подбивают результаты за декабрь. Чтобы понять, они хорошо заработали, или благодаря никак не отлаженной системе работы от Яндекса, понесли убытки (там часто такие ситуации - курьер уехал с заказом, покупатель заказ отменил, курьер с товаром исчез, или ситуация, когда покупатель заказал товар, потом отменил, ему вернули деньги, и Маркет удерживает эту сумму с магазина от других заказов, как будто он их уже переводил, но фигня в том, что он эти деньги магазину не переводил, и т.п.), так как при нескольких десятков заказов в день и большом проценте косяков от Маркета - это уже полный треш.
В частности поэтому очень важен и финансовый учет. Так как они с начала января все еще очень бодрый декабрь подбивают, выискивая все такие приколы.

Вот примерно такая картина.

Иногда думаю, лучше бы я дорвеями занимался )))

Цитата

На мой взгляд, такая идея плохая: одновременная синхронизация mysql и базы 1С по каким-либо изменениям. Нужно выбрать что-то одно, что является главным (где точно лежат правильные данные). Например, mysql (сайт). А вторая база - дополнительная (является неосновной, вспомогательной). Между ними делать синхронизацию по крону (раз в день или раз в час).
Для отдельных событий (например, приход денег в 1С) можно заполнять графу "предоплата" на сайте по крону раз в 10 минут.

Постоянная синхронизация по нажатию кнопки "заказать" в корзине, или по заведению товара на сайте, или после правки заказа в 1С - плохо. Будут постоянные баги выскакивать (особенно, когда захочется что-нибудь улучшить).
Вообще заказы нужно править в одном месте, например, в админке на сайте. А в 1С - запрещено это делать. Тут они появляются только после синхронизации (по крону).